TUGAS 2

Tugas 2

Software Development Projects dan Systems Enhancement Projects

Oleh:

Mike Indra Istiana              5211108704

Denin Sutra Purbaningrum 5211108705

Pertama-tama yang perlu kita pahami adalah mengenai pengertian Proyek,

•         Proyek menurut Kathy Schawble adalah sebuah usaha keras yang bersifat temporary untuk membuat produk, jasa atau hasil yang unik.

•         Menurut (Harold Kerzner), proyek adalah beberapa rangkaian aktifitas dan pekerjaan yang

v Memiliki tujuan spesifik yang harus diselesaikan dalam batas-batas spesifikasi yang sudah ditentukan

v Memiliki ketentuan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya

v Memiliki keterbatasan pembiayaan

v Menggunakan sumberdaya (seperti uang, orang, peralatan dll)

•         Berdasarkan pendapat ahli diatas, dapat kami simpulkan pengertian proyek adalah

Suatu rangkaian aktifitas yang dikerjakan oleh sekelompok orang tertentu yang terorganisasi sedemikian rupa dengan sumber daya tertentu dan memiliki batasan tertentu (scope, waktu, biaya) untuk mencapai tujuan tertentu dengan hasil yang unik.

Masuk ke pembahasan selanjutnya, pengertian Proyek IT:

Merupakan suatu proyek yang membutuhkan sumberdaya dan ataupun produk teknologi informasi dalam penyelesaiannya.

Ada 9 jenis proyek IT, diantaranya adalah:

1.        Software development projects

2.        Package implementation projects

3.        System enhancement projects

4.        Consultancy and business analysis assignments

5.        Systems migration projects

6.        Infrastructure implementation projects

7.        Outsourcing (and in-sourcing) projects

8.        Disaster recovery projects

9.        Smaller IS projects

Dari kesembilan jenis proyek diatas, yang akan dibahas dalam tulisan ini adalah mengenai Software Development Project dan System Migration Process, mengenai point yang lain InsyAllah akan dibahas pada posting-posting selanjutnya.


A. Software Development Project

1. Pengertian Software Development Project

Software Development Project atau Proyek Pengembangan software merupakan suatu proyek IT yang menangani pembuatan suatu jenis software tertentu dengan point-point kesepakatan antara Developer Software dan Stakeholder.

Point-point ini dapat mencakup mengenai

1. Scope project, yaitu ruang lingkup aktifitas pengerjaan project Software Development ini sampai pada bagian mana, apakah sampai pada implementasi, maintenance atau goal project hanya sampai selesainya software aplikasi. Bagian ini merupakan tahap awal yang sangat penting perannya dalam setiap project, meliputi pendefinisikan Visi dan Misi dari Project juga mendefinisikan secara rinci perubahan-perubbahan apa saja yang masih dapat diterima oleh Tim Pengembang sehingga dapat mencapai goal yang diinginkan.

2. Time Project, yaitu mengenai penjabaaran secara jelas aktifitas project yang akan dikerjakan oleh Tim Developer dan perkiraan waktu yang dibutuhkan.

3. Cost project, yaitu mengenai pendanaan untuk pengerjaan proyek dan untuk mendapatkan sumber daya-sumber daya pendukung.

Software yang diimaksud dapat berupa produk generic atau pabrikan yang dapat dipasarkan secara luas maupun software pesanan yang dibuat khusus untuk Client tertentu.

2. Tantangan Software Development Project

·           Anggota tim yang sering berganti-ganti

·           Budget dan jadwal yang tidak realistic

·           COTS (Commercial off-the-self Software ),komponen eksternal

·           Tidak sesuai kebutuhan user

·           Antarmuka tidak sesuai keinginan user

·           Kualitas arsitektur dan performansi

·           Perubahan spesifikasi kebutuhan

·           Perangkat lunak legacy

·           Perubahan teknologi

3. Contoh Studi Kasus Software Development Project

Studi Kasus Sistem Informasi Perpustakaan Masjid ITS

Permasalahan studi kasus ini merupakan pembuatan system informasi perpustakaan di Masjid ITS. Tim IT terdiri dari 3 orang dengan peran satu orang sebagai system analis yang merangkap sebagai manajer proyek dan dua orang lagi berperan sebagai programer. Pengerjaan proyek ini ditargetkan selesai dalam waktu 2 minggu dengan metode  pengembangan waterfall karena proyek memiliki lingkup yang kecil.

Pembuatan system informasi memang selesai dalam waktu 2 minggu, namun tim mengalami masalah baru yaitu operasional sistem yang rumit mengakibatkan user dalam hal ini adalah pengelola perpustakaan tidak dapat mengoperasikan karena tidak memiliki latar belakang bidang IT. Tim kemudian mengulang proses kembali ke perencanaan dan memberikan solusi masalah ini. Setelah pengujian selesai dan operator dapat mengoperasikanya, muncul masalah baru yaitu database yang ada tidak dapat langsung dikonversi dalam system. Ada perubahan tabel dan hal lain yang diakibatkan oleh proses wawancara yang tidak dikonversi ulang kepada pengelola perpustakaan lainnya. Proses kemudian diulang kembali sampai mendapatkan solusi dari masalah ini. Setelah berjalan beberapa lama, software pengelola peminjaman dan pengembalian diinginkan menggunakan barcode. Tim pertama yang telah lulus dari ITS tidak dapat menyelesaikan masalah ini sehingga permaslahan ini kemudian Tim kedua berusaha mengembangkan system informasi yang baru dengan pendekatan MSF (Microsoft Solution Framework) tetapi hanya sampai penetapan visi (envisioning) dari pembuatan Software tersebut.

Pembahasan studi kasus:

Dari studi kasus diatas, terlepas dari model pengembagan software apa yang digunakan, ada beberapa kesalahan yang dilakukan oleh Tim Developer dalam management project sehingga terjadi masalah berikut:

1. Operasional system yang tidak berbasis pada user needs

2. Database tidak dapat dikonversi ke system nyata

3. Perubahan requirement user untuk peminjaman dan pengembalian buku tanpa barcode menjadi dengan barcode.

 Permasalahan diatas dipicu hal-hal seperti kurangnya pemahaman pengembang system terhadap sistem yang dibuat karena tidak dilakukan riset terlebih dahulu sebelum mengembangkan sistem. Padahal untuk membuat sistem yang memenuhi user requirement diperlukan penggalian informasi mengenai proses bisnis organisasi secara rinci kepada pihak Stakeholder maupun pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan organisasi.

Pendefinisian ruang lingkup system di awal kurang diperhatikan, sehingga pengembang sistem terus dituntut untuk memenuhi requirement Organisasi yang cenderung meningkat dari waktu ke waktu.


Kegiatan Utama Proyek

>>Pembuatan rencana proyek

¨  Feasibility plan dan spesifikasi proyek

¨  Riset

¨  Rencana (perkiraan) jadwal dan biaya

>>Pengamatan dan pengaturan proyek

¨  Penjadwalan: Gantt chart, jaringan kerja (AON)

¨  Kegiatan proyek: WBS

¨  Organisasi proyek: OBS

¨  Project life cycles

¨  Eksekusi dan implementasi

¨  Manajemen risiko

>>Penutupan proyek

¨  Evaluasi,verifikasi, optimasi dan penilaian

¨  Client acceptance

B. System Enhancement Project

1. Pengertian

System Enhancement Project menurut kami adalah jenis proyek yang digunakan pengguna atau pemilik proyek ingin menigkatkan fitur baru atau fungsi baru, seperti pemenuhan dengan undang – undang atau peraturan yang terkait.

2. Contoh studi kasus:

Sistem Informasi PINTAR

( Project for Indonesian Tax Administration)

PINTAR merupakan program penyempurnaan proses bisnis perpajakan, yang berbasis teknologi informasi, sekaligus perbaikan sistem dan manajemen SDM, yang merupakan salah satu kegiatan utama dari program Revormasi Perpajakan Jilid Dua. Yang sebleumnya pada tahun 2002- 2008 dilakukan juga Revormasi jilid satu. Pada revormasi jilid satu ditandai dengan penerapan sistem administrasi perpajakan modern diseluruh unit kerja DJP.

Hal yang menjadi focus utama dalam proyek ini adalah:

-          Upaya untuk meningkatkan kemampuan dalam analisis resiko kepatuhan guna meningkatkan efektifitas penegakan hukum.

-          Usaha untuk meningkatkan control kualitas dan integritas basis data wajib pajak.

Perbaikan dan Fokus PINTAR

PINTAR akan mengembangkan fondasi dan platform sistem informasi yang terintegrasi, reliable dan accountable, yaitu berupa :

-          Perbaikan sistem TIK secara menyeluruh dan komprehensif.

-          Penyempurnaan sistem self assessment dengan mendorong penggunaan fasilitas elektronik, yang lebih baik dan meminimalkan interaksi wajib pajak dengan aparat pajak

-          Penerapan sistem manajemen resiko yang secara otomatis dan terintegrasi

-          Pengembangan manajemen dokumen perpajakan yang akuntabel dan

-          Pelaksanaan tata kelola (governance) yang jelas dan transparan atas seluruh proses bisnis dan sistem pendukungnya.

-          Memperbaiki kebijakan SDM serta memodernisir manajemen SDM

-          Memperkuat penerapan good governance dan fungsi internal control

-          Meningkatkan kemampuan teknis maupun manajerial serta profesionalisme pegawai DJP melalui perbaikan program dan kurikulum pelatihan.

Tantangan dalam proyek:

-          Komitmen dan dukungan, serta ownership dari seluruh lini organisasi, termasuk unsur pimpinan

-          Kemungkinan adanya ''intervensi" dari pihak luar DJP

-          Ketersediaan Sumber Daya Manusia baik secara kuantitatif maupun kualitatif dengan kapasitas dan kapabilitas yang memadai

-          Ketersediaan sumber pendanaan apabila terdapat penambahan scope/ruang lingkup proyek ataupun untuk kelangsungan proyek dalam jangka panjang

-          Beberapa kebijakan/peraturan pemerintah yang (kadang) membatasi ruang lingkup reformasi, khususnya regulasi di bidang kepegawaian

-          Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi di tingkat global yang luar biasa cepatnya dapat mempengaruhi proyek-proyek TIK seperti PINTAR

-          Perlunya reformasi di bidang lainnya, seperti di bidang penegakan hukum, untuk mengiringi reformasi perpajakan

-          Perubahan paradigma, mindset, dan sikap yang memerlukan upaya yang terus-menerus dan waktu yang lama

Bagaimana manajemen proyek ini berjalan:

PINTAR akan mulai roll out pada tahun 2014 karena pengembangannya dilakukan secara terintegrasi dengan disertai perencanaan yang matang dan dokumentasi yang memadai. Persiapan PINTAR telah dilakukan mulai dari proses scoping pada awal 2008 yang menghasilkan dokumen functional baseline yang disebut DGT Analysis Document, kemudian telah pula dilakukan persiapan pendanaan berupa persetujuan formal dari Pemerintah Indonesia, dalam hal ini diwakili Bappenas dan Kementerian Keuangan, pada tahun 2008 melalui proses negosiasi dengan Bank Dunia.

Selanjutnya dilaksanakan PINTAR Preparation Project oleh kontraktor yang dibiayai oleh grant dari Bank Dunia untuk merumuskan spesifikasi operasional dan mempersiapkan dokumen lelang bagi PINTAR.

SUMBER:Andrimadian Blog. MSF. http://andrimadian.blogspot.com/2005/11/msf_25.html,

Anonim. 2003. Microsoft Solution Framework White Paper.

http://www.microsoft.com/msf/.

http://www.arifhouse.com/index.php?option=com_content&view=article&id=113:pintar-project-for-indonesian-tax-administration-reform&catid=40:teknologi-informasi&Itemid=60

Perbedaan proyek pengembangan software  dan penggunaan packaged solution:
Software Development
1. Goal dari proyek sesuai dengan keinginan user atau proses bisnis perusahaan.
2. Memerlukan Waktu yang cukup lama untuk mendapatkan aplikasi software, hal ini disebabkan pembuatan software mulai dari tahap awal yaitu analisis kebutuhan user.
3. Mudah dioperasikan oleh user yang bersangkutan karena aplikasi yang dibuat telah diverifikasi oleh user sebelum dinyatakan selesai.
4. Perubahan mengenai spesifikasi software dapat diakomodasi oleh Developer.


Packaged Solution
1. Goal Paket Software dibuat sesuai standart sehingga  tidak semuanya sesuai dengan proses bisnis perusahaan pengguna.
2.  Paket software dapat langsung digunakan oleh user.
3. Biasanya user di luar bidang IT akan mengalami kesulitan dalam pengoperasian sofware karena sofware package dibuat sesuai dengan standar perusahaan developer.
4. Perubahan mengenai spesifikasi software tidak dapat dilakukan, artinya penambahan spesifikasi kebutuha akan dilakukan pada versi atau level  selanjutnya.